Kho luu tru , ai cũng biết đó là nơi lưu giữ tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng. Nhưng có lẽ không phải ai cũng biết cách bố trí, sắp xếp những tài liệu trong kho đó một cách ngăn nắp nhất, khoa học và tiện lợi cho việc khai thác sử dụng nhất, đặc biệt là khi mà tài liệu thu về mỗi năm một nhiều hơn. Phải sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho thế nào cho hợp lý, với một diện tích kho không đổi? - Thứ nhất: Bạn phải lập được danh mục tài liệu có trong kho. Danh mục này ít nhất phải chứa các thông tin như: tên các Phông (hoặc khối tài liệu), Thời gian của tài liệu, Loại hình tài liệu, Số lượng (m giá)…Danh mục này càng chi tiết càng thuận lợi cho bạn. Đây là điều quan trọng mang tính quyết định giúp bạn lựa chọn được những tài liệu nào được sắp xếp ở đâu là phù hợp. Nhìn vào danh mục này, bạn biết được những loại tài liệu nào thường xuyên khai thác, loại nào ít được khai thác…Ví dụ: Trong kho lưu trữ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có nhiều Phông: Phông Bộ Thương binh và Xã hội, Phông Bộ Lao động, Phông Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội…Trong đó các Phông Bộ Lao động, Bộ Thương binh và Xã hội là các Phông đóng, ít được khai thác. Còn Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang hoạt động, cần ưu tiên bố trí ở nơi thuận tiện tra cứu.
- Thứ 2: Lên danh mục tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia và tài liệu cần loại hủy: Việc này quả thực rất quan trọng, nhưng còn quan trọng hơn nữa khi kho lưu trữ của bạn đã hết diện tích để lưu tài liệu. Không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành ra hết năm này qua năm khác. Vậy thì tại sao bạn lại không nghĩ đến việc nộp chúng vào lưu trữ (đối với những tài liệu có giá trị) và lên danh mục những tài liệu cần loại hủy? Công việc này cũng có ý nghĩa tương tự như việc bạn dọn sẵn một con đường cho mình.
- Thứ 3: Tạo khoảng trống trong kho. Dù kho của bạn có chật nhưng hãy cố gắng để dành một lối đi “tương đối” giữa các giá tài liệu (ít nhất là 0,5m). Mặc dù hiện nay đã có loại giá hiện đại có thể dùng tay quay để di chuyển, nhưng hãy tưởng tượng nếu bạn vào kho và nhìn thấy các giá tài liệu để sít vào nhau, bạn sẽ có cảm giác ngột ngạt. Điều đó sẽ không tốt cho công việc của bạn. Nếu diện tích kho hẹp và cơ quan bạn không được bố trí giá quay tay, bạn có thể kê mỗi 2 giá sát vào nhau và để lối đi 2 bên. Nếu có giá quay tay, bạn có thể kê 3 giá gần nhau (nhưng mỗi lần tìm tài liệu ở giá giữa bạn sẽ phải di chuyển một trong 2 giá còn lại).
- Thứ 4: Bạn phải giả định được tình huống bố trí kho trước khi quyết định bố trí lại kho lưu trữ. Bạn hãy đưa ra một số phương án và cùng với bạn bè, đồng nghiệp lựa chọn ra phương án tối ưu. Điều này giúp bạn tránh gặp phải những sai sót sau khi bố trí lại kho, ví dụ như sau khi bố trí lại vẫn không thấy hợp lý. Những Phông (hoặc khối tài liệu) có liên quan chặt chẽ với nhau nên bố trí gần nhau. Những tài liệu cũ chưa chỉnh lý và những tài liệu mới thu về cần bố trí ở nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý (tất nhiên là bạn phải có kế hoạch chỉnh lý chúng).
- Thứ 5: “Đặt tên” cho các giá tài liệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên khối tài liệu, tên Phông hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu mà bạn dễ “nhận dạng” nhất (Tên này thông thường đã được liệt kê trong danh mục tài liệu trong kho lúc ban đầu) và số thứ tự của giá tài liệu (để cố định trật tự của chúng trong kho và thuận tiện cho việc tra tìm).
Trên đây là một số ý kiến chủ quan của cá nhân tôi trong việc sắp xếp kho lưu trữ. Mong rằng các đồng nghiệp đóng góp ý kiến để tôi được học hỏi và hoàn thiện hơn kỹ năng nghề nghiệp của mình.
